ChatGPTで歯科医院のお知らせ文章を作る方法｜すぐ使える例文付き

歯科医院の休診日や診療時間の変更を告知するとき、意外に時間がかかるのが文章作成です。ChatGPTを使えば、必要事項を箇条書きにするだけで案内文の下書きを作れます。

お知らせ作成の基本は4項目

AIに渡す情報は、お知らせの目的・対象者・具体的な日時・文章の長さの4つです。元の情報が曖昧だと、完成文も曖昧になります。

例1：休診案内

歯科医院の患者向けに休診案内を作ってください。休診日は11月3日、通常診療再開は11月4日です。院内掲示用として、見出し付き・100文字程度・丁寧な文章にしてください。不明なことは推測で補わないでください。

例2：診療時間変更

歯科医院のホームページに掲載するお知らせを作成してください。12月5日の診療終了時刻を18時から16時に変更します。変更するのは当日のみです。患者さんが見落とさないよう日時を目立たせ、150文字程度にまとめてください。

例3：院内工事

歯科医院で待合室の工事を行います。工事期間は12月10日から12日。診療は通常どおりですが、時間帯によって騒音が発生する可能性があります。患者向けの案内文を、安心感のある表現で作成してください。断定できない事項は書かないでください。

1つの原稿を3媒体に展開する

完成した文章に対して「ホームページ用に200文字」「LINE用に80文字」「院内掲示用に見出し付き」と依頼すると、媒体に合わせた候補を作れます。ただし、短縮すると重要な日時が抜ける場合があります。媒体ごとに再確認してください。

公開前チェックリスト

• 日付と曜日が一致しているか
• 休診・診療時間が正しいか
• 例外的な対応や問い合わせ先が必要か
• 未決定の事項を勝手に補っていないか
• 誤解を招く表現がないか

文章を作る前に準備する情報シート

お知らせの品質は、AIに入力する事実の品質で決まります。まず次のようなメモを作っておくと便利です。

• お知らせの種類：休診／診療時間変更／設備点検／イベント
• 対象：患者全員／特定曜日の来院者／保護者など
• 日時：開始日、終了日、再開日、受付終了時刻
• 変更点：通常と何が違うか
• 問い合わせ先：電話など、公開してよい連絡先
• 掲載場所：ホームページ／LINE／院内掲示

日時が未定なら「未定」と入力しましょう。AIに推測させないのがコツです。

同じ情報から3つの文章を作り分ける

例えば、午後の診療が1日だけ休みになる場合を考えます。ホームページには背景と詳細を書き、院内掲示では日付を大きく、LINEでは一画面で読める長さにすると伝わりやすくなります。

次の指示を追加できます。

先ほどのお知らせを、①ホームページ掲載用200文字以内、②LINE配信用80文字以内、③A4掲示用の見出しと本文、の3種類にしてください。日時と変更内容は必ずすべての文章に残してください。新しい事実は追加しないでください。

媒体ごとに別の内容を伝えるのではなく、同じ事実を読みやすい形に変換する作業です。

お知らせが伝わりやすくなる書き方

結論を最初に置く

「いつも当院をご利用いただきありがとうございます」という定型文が長く続くと、大切な変更点が埋もれます。見出しに「○月○日 午後休診のお知らせ」と入れ、その後に詳細を書きます。

日付と診療区分を一緒に書く

「金曜日は午後休診」とだけ書くと、どの週なのか分かりません。年月日と午前・午後、必要なら受付終了時刻まで記載します。曜日はカレンダーで照合してください。

事情を説明しすぎない

工事や研修などの理由を説明する場合も、患者さんが知りたいのは「予約はどうなるか」「通常どおり来院できるか」です。未確定の理由や内部事情を書き過ぎない方が、誤解を減らせます。

ChatGPTが勝手に内容を足したときの直し方

AIが「緊急時は○○へご連絡ください」と、指定していない連絡先や対応方法を作ることがあります。これは便利そうに見えても危険です。「入力した事実以外は一切追加しない。不明な部分は【要確認】と記す」と指示しましょう。

次の文章を再編集してください。私が入力していない診療時間、問い合わせ先、対応方法を追加しないでください。不明な情報は【要確認】と明記してください。

院内運用を軽くするテンプレート

一度作った指示文は、共有メモに保存しておくと再利用できます。例えば「休診案内テンプレート」を用意し、日付と変更内容の部分だけ入れ替える方法です。担当者が変わっても書き方が統一され、院長による確認も容易になります。

なお、外部に公開する文章では、個人の診療内容や予約状況を入力しないようにしましょう。ChatGPTに渡すのは公開前提の一般的な情報に限定すれば、初期導入のリスクを抑えやすくなります。

よくある質問

ChatGPTが作った文章は毎回同じになりますか？

同じ依頼でも表現が変わることがあります。医院として文体を揃えたいなら「丁寧語・短文中心・専門用語なし」といった条件を固定して使います。

お知らせ以外にも使えますか？

求人文、イベント告知、院内ルールの説明などに応用できます。ただし、医療的な効能や制度の説明は事実確認が必要なので、最初は事務連絡から始めるとよいでしょう。

まとめ

ChatGPTは、お知らせをゼロから書く時間を減らすのに便利です。事実を人が入力し、文章化をAIが手伝い、最後に人が確かめるという役割分担がおすすめです。